Microsoft Lync gaat telefooncentrale TU/e vervangen

Omdat de vijftien jaar oude telefooncentrale van de TU/e toe is aan vervanging zoekt de Dienst ICT al enige tijd naar een goed alternatief. Dat lijkt me nu gevonden te zijn in Lync van Microsoft. Dit zogeheten Unified Communications-systeem biedt veel mogelijkheden en bespaart kosten bij verhuizingen.

Huub de Hesselle, projectleider bij Dienst ICT, is enthousiast over Lync, waar nu al ongeveer een jaar mee gewerkt wordt binnen een aantal pilotprojecten. "In principe functioneert onze huidige telefooncentrale nog goed", aldus De Hesselle, "maar met het oog op alle grote verhuizingen die we de komende jaren zullen meemaken, is Lync ideaal om mee te gaan werken. Het is namelijk gewoon een kwestie van telefoon uitpluggen, meenemen naar nieuwe werkplek en weer inpluggen. Daar komt geen mannetje meer aan te pas die zaken moet omleggen of die draadjes moet solderen. Bij Scheikundige Technologie, waar een aantal mensen Lync gebruiken, kwamen we er pas later achter dat een aantal medewerkers was verhuisd. Bij de telefooncentrale waren we daar altijd bij betrokken geweest. Nu ging dat buiten ons om."

Technische Natuurkunde is ook over op Lync, waar het de ideale oplossing was bij hun recente verhuizing uit N-laag. In dit gebouw bevindt zich volgens De Hesselle ook een stuk van de telefooncentrale, en aangezien niet iedereen die daar op aangesloten is, is overgegaan op Lync, kan dat in de toekomst tot problemen leiden. De Hesselle adviseert iedereen die zich op de Werf bevindt, en die nog niet benaderd is, in contact te treden met Dienst ICT.

Maar het is niet alleen deze kostenbesparing die Lync zo aantrekkelijk maakt, aldus De Hesselle. "We hebben onze zoektocht naar een nieuw systeem zeer functioneel benaderd. Er moet makkelijk mee te werken zijn en het moet echt een meerwaarde hebben voor de gebruiker. En dat heeft Lync: je kunt voicemail ontvangen via Outlook, je krijgt een overzicht van gemiste oproepen, er is direct zicht op iemands beschikbaarheid, en je kunt tijdens een gesprek heel makkelijk mensen erbij slepen - letterlijk, om er een conference call van te maken."

De Hesselle heeft Lync ook gedemonstreerd bij het Informatie Expertise Centrum (IEC), waar men er mee gaat werken wanneer IEC binnenkort verhuist naar MetaForum. "Daar was men erg enthousiast over de mogelijkheid om op elkaars scherm dingen te delen en om direct aan een ander te kunnen tonen hoe bepaalde zaken werken."

De overstap naar Lync is overigens niet verplicht, zo benadrukt De Hesselle, maar wie genteresseerd is, kan contact opnemen met de projectleider en dan kan wordt bezien hoe en wanneer er overgestapt kan worden. Nieuwe toestellen moeten wel aangeschaft worden, maar De Hesselle heeft met een leverancier een overeenkomst gesloten waardoor die met korting te verkrijgen zijn. Voor het gebruik is een training voorhanden, maar ook zonder training is het systeem makkelijk onder de knie te krijgen, zo bleek tijdens een van de pilotprojecten.